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Coordonnateur administratif, Développement

Centre Canadien d'Architecture

Le Centre Canadien d’Architecture est une institution de recherche internationale qui repose sur l’idée que l’architecture est d’intérêt public. Il a été fondé en 1979 par Phyllis Lambert comme établissement culturel avant-gardiste, dans le but de sensibiliser le public au rôle de l’architecture dans la société contemporaine et de promouvoir la recherche de haut niveau dans ce domaine.

Identification de l’emploi

Titre de l’emploi :    Coordonnateur administratif, Développement
Division :    Développement
Supérieur immédiat :    Directeur associé, Développement
Statut :     Permanent à temps complet (35 hrs/semaine)
Période d’affichage :     Du 11 août au 4 septembre 2017 
Entrée en poste :    Septembre 2017

Sommaire de l’emploi

Les responsabilités de cet emploi sont la coordination au niveau des échéanciers globaux de l’ensemble des projets de la division du Développement, du suivi budgétaire et de fournir une assistance administrative relative à toutes les activités génératrices de revenus ainsi qu’aux activités de sollicitation qui ont lieu au sein de la division Développement. En plus de l’implication auprès des donateurs publics et privés, de la communication et la coordination des amis du CCA,  le titulaire du poste assiste le Directeur associé, Développement dans toutes les activités relatives aux dons, et participe à la planification et à la production des événements du Développement.

Principales responsabilités de l’emploi

Coordination et suivi de projets

•    Assurer que les informations concernant la gestion des échéanciers des activités et le calendrier des projets sont communiquées aux autres services du CCA 
•    Assurer le suivi budgétaire et la réconciliation entre les différents systèmes comptables et préparer les rapports requis ainsi que les demandes de remboursement de dépense
•    Coordonner la transmission et la réception des documents avec les programmes de reconnaissance des donateurs et partenaires

Prise en charge des donateurs publics et privés

•    Rechercher et suggérer des options pour des opportunités de financements dans le domaine public et privé à l’aide d’AJAH Fundtracker et d’autres sources
•    Créer, mettre en place et gérer les informations des donateurs dans la base de données, s’assurer du respect des échéanciers et des attentes; garantir la sécurité et la confidentialité des informations lorsque nécessaire
•    S’assurer que l’émission des reçus fiscaux et que l’envoi des lettres de remerciement et notes de reconnaissance soient effectués à temps par le membre du personnel attitré, dans le respect des standards établis par le CCA tant sur le fond que sur la forme
•    S’assurer que les contrats établis avec les commanditaires et les donateurs soient respectés et que les rapports soient produits à temps par le membre du personnel attitré, dans le respect des standards établis par le CCA
•    Favoriser les liens avec les donateurs pour mieux comprendre leur attachement au CCA

Soutenir et coordonner le programme d’abonnement et les bénévoles au CCA 

•    Mettre en place et poursuivre l’amélioration du plan d’abonnement pour les amis du CCA, incluant les avantages pour les membres, les cartes, les activités et les liens avec le CCA
•    Analyser les données relatives aux abonnés et suggérer des améliorations pour enrichir leur expérience à titre de membre

Conseil et soutien au Directeur associé, Développement

•    Effectuer le suivi des budgets du Développement et préparer les rapports requis
•    Assister le Directeur associé, Développement dans la planification et la gestion des rencontres du Comité du Développement ainsi que dans la préparation pour les rencontres du Conseil des fiduciaires
•    Apporter un soutien administratif, planifier et assurer le suivi des rendez-vous, et préparer la documentation relative requise 
•    Effectuer les recherches et fournir des rapports conformément, à la demande de la Direction du CCA
•    Conseiller et soutenir le Directeur associé, Développement pour les rencontres d’équipe, les besoins des ressources humaines et les opportunités de formation pour l’équipe du Développement
•    Assurer la précision et la mise à jour des informations numériques et des archives du Développement

Qualifications requises pour l’emploi

•    Éducation: Diplôme de 1er cycle en Administration ou équivalent 
•    Nombre d’années d’expérience pertinente requis : 3 ans
•    Excellente connaissance du français et de l’anglais écrit et parlé
•    Capacité à rédiger de façon claire et concise
•    Capacité à apprendre rapidement et facilité à utiliser les bases de données et la suite Microsoft Office
•    Connaissance de Raiser’s Edge ou d’une autre base de données de collecte de fonds/CRM, un atout
•    Connaissance de la méthodologie de projets et de la gestion de budget, être à l’aise avec les chiffres
•    Bonne organisation, attention portée aux détails autant qu’à l’ensemble
•    Confiance en soi, aisance et courtoisie lors des interactions avec de nouveaux contacts, particulièrement avec les donateurs
•    Autonomie, énergie et collaboration
•    Connaissance et/ou intérêt d’apprendre et de comprendre la vision et la culture du CCA
•    Souci du détail et de la précision dans la production des documents, le classement et l’archivage
•    Expérience dans le secteur de la philanthropie et la collecte de fonds, préférable

Veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de motivation) au plus tard le 4 septembre 2017, par courriel: rh@cca.qc.ca, à l’attention du Service des ressources humaines, Centre Canadien d’Architecture, 1920, rue Baile, Montréal (Québec) H3H 2S6. Seuls les candidats retenus seront contactés. Veuillez ne pas téléphoner. 
Le CCA a une politique d’équité en matière d’emploi.