Nima

Agente ou Agent – Gestion de base de données et développement

Oxfam-Québec

Oxfam-Québec s’emploie à renforcer ses partenaires et alliés des pays en développement dans la conception et la mise en œuvre de solutions durables à la pauvreté et à l’injustice. Elle mobilise la population du Québec dans l’expression de sa solidarité.

Sous la responsabilité du directeur – Dons majeurs et développement philanthropique, la personne titulaire du poste assure l’administration et l’analyse de la base de données des personnes sympathisantes et donatrices en fonction des objectifs de performance, d’efficacité et de sécurité prédéterminés par l’organisation. Outre la supervision des opérations d’enregistrement des dons, elle procède aux opérations comptables en lien avec la collecte de fonds.

En conformité avec les codes, politiques, procédures et normes d’Oxfam-Québec, la personne titulaire du poste est responsable de :

Base de données et développement

  1. Gérer la base de données des personnes donatrices et sympathisantes ProDon (importation et exportation de données, création de formulaires de dons, développement et actualisation des processus, création et gestion des profils usagers, comptes marchands, mises à jour, migration informatique, plate-forme externalisée, projets spéciaux, etc.) ;
  2. S’assurer de la réalisation de l’ensemble de la séquence des dons mensuels (transactions, réactivation des dons rejetés et leur reprise, etc.) ;
  3. Gérer le processus de migration du logiciel ProDon ou tout autre logiciel utilisé pour la gestion de données en collecte de fonds, lorsque requis ;
  4. Assurer l’intégrité des données et une segmentation optimale de la base de données, notamment pour le publipostage ou tout autre sollicitation web ou autre média ;
  5. Produire des fichiers, des rapports d’analyse et de résultats financiers dans le but notamment, de s’assurer de répondre aux besoins des différentes directions qui en font la demande et dans l’atteinte des objectifs financiers et du respect des ententes avec les fournisseurs ;
  6. Faire une veille constante du comportement des personnes donatrices et proposer les actions nécessaires dans le but de réduire le taux d’attrition et d’augmenter les revenus des campagnes de sollicitations ;
  7. Le cas échéant, intégrer de nouvelles fonctionnalités à la base de données en vue de répondre à de nouveaux besoins identifiés et automatiser certains processus ;
  8. Offrir l’appui technique sur l’utilisation de la base de données auprès des membres du personnel impliqués ;
  9. Entretenir des liens avec les différents fournisseurs de service afin d’obtenir une collaboration efficace et efficiente ;
  10. Évaluer, implanter et améliorer les solutions technologiques de gestion de base de données (ex. : Carma de ZenData) permettant l’amélioration de la relation avec la clientèle (donateurs, sympathisants, membres, etc.), et assurer la formation auprès des utilisateurs ;
  11. Le cas échéant, évaluer et proposer de nouveaux systèmes et outils permettant une optimisation de l’automatisation de la relation avec les clients ;
  12. Anticiper les besoins de l’organisation en gestion de données reliées à la collecte de fonds et apporter des solutions adéquates ;
  13. Assurer l’interrelation entre les différentes bases de données utilisées par l’organisation telles que ProDon, courrielleur, Zendata, ACCPAC/Sage, etc.)

Comptabilité

  1. Collaborer à l’élaboration et l’analyse du budget de la collecte de fonds ;
  2. Procéder à la conciliation bancaire mensuelle des comptes de banque de la collecte de fonds, aux écritures de journal supplémentaires requises (frais bancaires, ajustements) et s’assurer de la conformité de l’affectation des dons au grand livre du logiciel comptable (ACCPAC/Sage), en collaboration avec la chef comptable. Produire tous les documents et données diverses requises de fermeture de mois et d’année financière ;
  3. Préparer les dossiers de vérification financière annuelle et être le répondant auprès des vérificateurs externes pour les dons ;
  4. Annuellement, assurer la vérification, la préparation et l’envoi des reçus annuels officiels de dons par courriel ou par la poste.

Autres 

  1. Encadrer les stagiaires affectés à l’entrée de données au besoin ;
  2. Contribuer à la systématisation des expertises et à la traçabilité des savoirs dans son champ d’action, dans la prolongation d’une culture d’organisation apprenante et innovante ;
  3. Appuyer les autres membres de l’équipe et effectuer toutes autres tâches connexes, en lien avec son poste et ses compétences, ainsi qu’au bon fonctionnement de l’organisation.

Scolarité

  • Diplôme d’études universitaires de premier cycle en administration, en informatique ou expérience équivalente.

Langues

  • Maîtrise du français et de l’anglais parlés et écrits.

Informatique

  • Maîtrise d’un système informatique de gestion de base de données (ProDon : un atout important).
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel avancé).
  • Connaissance des fonctionnalités du logiciel comptable ACCPAC/Sage et de « Contact Relations Management » (un atout) ;

Expérience

  • Minimum 3 ans d’expérience significative dans un poste similaire en gestion de bases de données ;
  • Expérience en service à la clientèle auprès des personnes francophones et anglophones.

Connaissances particulières

  • Bonne connaissance générale des applications des technologies de l’information au sein d’une organisation à but non lucratif (OBNL) ;
  • Connaissance du programme et des campagnes d’Oxfam-Québec (un atout).

Pour poser sa candidature :

Toute personne qui désire présenter sa candidature doit le faire, par courriel, au plus tard le 17 décembre 2017 à 17 h, auprès des Ressources humaines via notre site internet : https://oxfam.qc.ca/emplois/.